Encaisser avant d’émettre une : une pratique courante et stratégique

Dans le monde des affaires d'aujourd'hui, il est fréquent d'encaisser des paiements avant d'émettre des factures. Cette approche, bien qu'efficace, soulève souvent des questions.

Voici quelques secteurs où cela est non seulement courant, mais aussi essentiel

• E-commerce 🛒 : Dans ce secteur, les clients paient souvent en ligne avant de recevoir leur commande, garantissant ainsi que le vendeur a sécurisé le paiement avant l'expédition.
• Services de réservation 🏨 : Que ce soit pour un hôtel ou un restaurant, le paiement à l'avance permet de réduire les annulations et d'assurer la réservation.
• Prestations de services 📸 : Les photographes, par exemple, demandent souvent un acompte pour sécuriser une séance, émettant la facture après le service rendu.
• Interventions à domicile 🛠 : En plus d'un devis dûment signé, la pratique du pré-paiement est de plus répandue en vue de réserver le créneau d'intervention

Il existe trois délais d'émission de la facture définis par le Code du Commerce 🇫🇷

• Au plus tard le 15 du mois suivant le fait générateur, pour les livraisons de biens exonérées de TVA et les prestations de services pour lesquelles la taxe est due par le client.
• Au plus tard à la fin du mois en cas de facturation périodique pour plusieurs prestations à un même client, lorsque la TVA est exigible au cours d'un même mois civil.
• Dès la livraison du bien ou dès la réalisation de la prestation de services, dans les autres cas.

En résumé

Encaisser avant la facturation est une pratique légale et stratégique qui permet de minimiser les risques d'impayés et d'optimiser sa trésorerie.

La clé est de communiquer clairement les conditions aux clients mais également faciliter les échanges et le paiement via des solutions flexibles comme Cipango.plus

Signature scannée vs signature électronique

Ce que vous devez savoir suite à une décision récente de la Cour de cassation

Le 13 mars 2024, la Cour de cassation (civile, Chambre commerciale, 13 mars 2024, 22-16.487, Inédit) a précisé que le procédé consistant à scanner des signatures, s’il est valable, ne peut pas être assimilé à celui utilisé pour la signature électronique.

Pourquoi cette distinction est-elle cruciale ?

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La signature scannée, contrairement à la signature électronique, ne bénéficie pas d’une présomption de fiabilité. Cette décision éclaire les limites de cette pratique courante dans la vie des affaires, notamment lorsqu’il s’agit de prouver l’identité et le consentement des signataires.

Quel est le principe ?

L’article 1367 du Code civil définit la signature comme suit :

« La signature nécessaire à la perfection d’un acte juridique identifie son auteur. Elle manifeste son consentement aux obligations qui découlent de cet acte […]. Lorsqu’elle est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat. »

En d’autres termes, une signature électronique telle que celle proposée par Cipango.plus bénéficie d’une présomption de validité si elle répond à des critères stricts :

• Identification de l’auteur ;
• Lien avec l’acte signé ;
• Intégrité de l’acte garanti.

Conformément au règlement eIDAS, plusieurs niveaux de signature électronique existent (simple, avancé, qualifié), chacun présentant des garanties de sécurité différentes. Le décret n°2017-1416 du 28 septembre 2017 précise notamment que :

« La fiabilité d’un procédé de signature électronique est présumée, jusqu’à preuve du contraire, lorsque ce procédé met en œuvre une signature électronique qualifiée. »

Le contexte de la décision

Dans cette affaire, une promesse unilatérale de cession de parts sociales d’une société était signée avec une signature scannée. Cependant, les auteurs présumés ont contesté leur implication, mettant en avant un manque de preuve quant à leur consentement réel.

Ce que la Cour de cassation a retenu

• Une signature scannée peut être juridiquement valable, mais elle n’est pas assimilée à une signature électronique (article 1367 alinéa 2 du Code civil).
• Dans ce cas précis, la preuve que les signataires avaient personnellement consenti à l’acte n’a pas été rapportée, malgré la présentation de documents comme des copies de pièces d’identité ou d’autres éléments.

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Que faut-il retenir ?

✅ Une signature scannée reste valable, mais elle est répudiable : elle peut être contestée car elle ne garantit ni l’identité du signataire ni l’intégrité de l’acte.

❌ Cette méthode ne constitue pas un dossier de preuve suffisamment solide pour sécuriser des accords.

🔑 Recommandation :
Pour limiter les risques et sécuriser les transactions dans la vie des affaires, il est préférable de recourir à des signatures électroniques avancées ou qualifiées (au sens du règlement eIDAS). Ces procédés offrent des garanties accrues et bénéficient d’une présomption de fiabilité en cas de litige.

#DroitDesAffaires #SignatureÉlectronique #Digitalisation #ConfianceNumérique

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La demande d'acompte à la commande : pratiques, conseils et solutions efficaces

Dans de nombreux secteurs d'activité, la demande d'acompte lors d'une commande est une pratique courante qui vise à sécuriser les relations commerciales. Cependant, bien que cette pratique présente de nombreux avantages, elle soulève aussi des questions et des réticences, tant du côté des vendeurs que des clients. Dans cet article, nous décryptons les enjeux, les croyances associées, et les meilleures pratiques à adopter pour gérer efficacement la demande d'acompte, tout en explorant comment Cipango.plus peut transformer cette étape en un processus fluide et sécurisé.

Pourquoi demander un acompte ?

La demande d'acompte est essentielle dans plusieurs situations :

1. Sécurisation financière : Elle permet au fournisseur de couvrir une partie des coûts initiaux, notamment pour les produits sur-mesure ou les prestations impliquant des investissements préalables.
2. Engagement mutuel : En réclamant un acompte, l'entreprise s'assure de la sérieux de son client et de son engagement dans la commande.
3. Prévention des annulations : Les annulations de commande après engagement sont moins fréquentes lorsque l'acompte a déjà été versé.

Exemples sectoriels :

• Freelance graphiste : Lors de la conception d'une identité visuelle, demander 30 % à la commande permet de réserver du temps pour la création tout en engageant le client.
• Consultant en stratégie : L'acompte permet de pré-financer la phase d'audit ou de collecte de données avant la livraison des recommandations.
• Agence de voyage : L'acompte est souvent nécessaire pour réserver les billets d'avion ou l'hébergement.
• Avocat : Un acompte est fréquemment demandé pour initier une procédure ou réaliser les premières recherches juridiques.
• Loueur de bateaux : La réservation d'un bateau implique souvent un acompte pour garantir la disponibilité et préparer la mise à disposition.
• Coach sportif : Lors de la mise en place d'un programme d'entraînement personnalisé, l'acompte permet de bloquer les plages horaires et de garantir l'engagement du client.
• Construction : Il est crucial pour l'achat de matériaux ou pour réserver les services de sous-traitants.
• Événementiel : Fréquent pour confirmer la réservation de lieux ou de prestataires.

Les croyances et réticences liées à l'acompte

Malgré ses avantages, la demande d'acompte peut susciter des réticences. Voici les principales objections et comment les surmonter :

• Côté client : Certains acheteurs craignent de perdre leur argent en cas de non-livraison ou de retard. Pour y répondre, il est essentiel de mettre en avant des garanties contractuelles et de réassurer avec des outils de suivi transparents.
• Côté fournisseur : Les fournisseurs peuvent hésiter à demander un acompte par peur de paraître trop exigeants. Pourtant, un acompte bien présenté, accompagné d'une justification (coûts initiaux, personnalisation), est généralement bien accepté.

La réglementation autour des acomptes

En France, la demande d'acompte est encadrée par le Code de la consommation et le Code civil :

• Définition : Un acompte engage les deux parties à réaliser la transaction. L'annulation entraîne des conséquences financières.
• Différence entre acompte et arrhes : Les arrhes permettent à une partie de se désengager en perdant ou remboursant un montant forfaitaire, tandis que l'acompte engage juridiquement les deux parties.
• Montant raisonnable : Il n’existe pas de pourcentage légal, mais un acompte de 10 à 30 % est généralement considéré comme équilibré.

Conseils pratiques pour demander un acompte

1. Expliquer la valeur : Justifiez la demande d'acompte en mettant en avant son utilité (exemple : réservation de matériaux spécifiques).
2. Utiliser un contrat clair : Mentionnez explicitement les termes de l'acompte dans le devis ou le contrat.
3. Simplifier le processus de paiement : Proposez des modes de paiement simples et modernes (virement instantané, carte bancaire).

Comment Cipango.plus simplifie la demande d'acompte ?

Avec Cipango.plus, gérer la demande d'acompte devient un jeu d'enfant grâce à des outils innovants et intégrés :

1. Validation et signature électronique des devis : La plateforme permet d'envoyer des devis à vos clients qui peuvent les valider et les signer électroniquement en quelques clics.
2. Enchaînement immédiat vers la demande d'acompte : Une fois le devis signé, Cipango.plus envoie automatiquement une demande de paiement.
   • Paiement via virement instantané ou carte bancaire.
   • Notification en temps réel une fois l'acompte réglé.
3. Suivi transparent : Suivez l'état des paiements en un clin d’œil et envoyez des relances automatisées en cas de retard.

Exemple concret : Un artisan propose un devis pour une cuisine sur-mesure. Une fois le devis validé sur Cipango.plus, le client reçoit une demande de versement de 20 % d'acompte. Le tout est finalisé en moins de 10 minutes, avec une traçabilité parfaite.

Conclusion

Demander un acompte à la commande est une pratique essentielle pour sécuriser vos relations commerciales. En dépassant les croyances limitantes et en adoptant des outils modernes comme Cipango.plus, vous pouvez transformer cette étape parfois perçue comme complexe en une opportunité de renforcement de la confiance et de la productivité. Avec des solutions claires, rapides et intuitives, votre entreprise gagne en sérénité et en professionnalisme.

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