Fini les galères et la perte de temps avec des outils aux interfaces complexes remplies d'options comme Adobe Sign, Docusign ou Yousign ! Cipango.plus révolutionne la signature électronique en vous offrant une expérience simple, rapide et efficace. En moins d'une minute, vous pouvez envoyer vos devis, propositions ou tout autre document à signer, et c'est parti !

Avec Cipango.plus, chaque étape a été pensée pour maximiser votre productivité et minimiser vos efforts. Voici comment nous rendons l’envoi de documents si intuitif :

1 : Indiquez les destinataires/signataires

C’est direct et sans prise de tête. Entrez les noms et adresses e-mail des signataires, qu’il y en ait un ou plusieurs, et passez à l’étape suivante. Vous pouvez même sauvegarder les profils clients pour vos envois récurrents. 

2 : Téléchargez le document et placez les blocs de signature

Drag-and-drop (Glisser Déposer en français), et le tour est joué ! Glissez simplement votre document dans l’interface et positionnez les blocs de signature où vous le souhaitez. Pas besoin de chercher ou de configurer des menus complexes.

3 : Définissez le niveau de signature, la durée de validité, attachez un paiement

Choisissez la sécurité qui vous convient : avec ou sans code SMS (OTP). Ajoutez une durée de validité maximale pour le document, et mieux encore, attachez une demande de paiement si nécessaire. Tout est clair, simple et rapide.

4 : Personnalisez (ou non) votre message d’accompagnement

Notre texte par défaut est conçu pour captiver et convaincre vos destinataires, qu’ils soient francophones ou anglophones. Mais si vous voulez y ajouter votre touche personnelle, c’est aussi facile que ça.

Boom, c’est envoyé ! Vos signataires reçoivent immédiatement un e-mail clair et engageant leur permettant de signer sans perdre de temps.

Pourquoi adopter Cipango.plus ?

Nous avons conçu Cipango.plus pour ceux qui refusent de perdre du temps avec des solutions dépassées. En supprimant la complexité et en simplifiant chaque étape, nous vous donnons le pouvoir de gérer vos signatures électroniques avec une rapidité et une efficacité inégalées.

Que vous soyez une TPE, une PME ou un indépendant, Cipango.plus est là pour transformer vos processus administratifs. Gagnez du temps, impressionnez vos clients et concentrez-vous sur ce qui compte vraiment.

Alors, qu’attendez-vous ? Rejoignez la révolution Cipango.plus et simplifiez votre quotidien dès aujourd’hui !

‍

{{break-02}}

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

Comprendre les limites des envois de devis par email : comment contourner les restrictions de taille des fichiers

Lorsque vous envoyez des devis ou des propositions commerciales par email, il est essentiel de comprendre les limites imposées par les services de messagerie pour s’assurer que vos fichiers arrivent bien à destination. De nombreuses entreprises se heurtent aux restrictions de taille des pièces jointes, ce qui peut engendrer des retards, des confusions ou même des opportunités manquées. Voici tout ce que vous devez savoir pour optimiser vos envois et garantir un processus fluide.

Les limites de taille des pièces jointes sur les principaux services de messagerie

Les services de messagerie ont chacun leurs propres limitations concernant la taille des fichiers que vous pouvez envoyer. Voici un récapitulatif des plus courants :

• Gmail : limite de 25 Mo par email, mais uniquement pour les fichiers attachés. Si le total des fichiers dépasse cette taille, Gmail propose automatiquement d’utiliser Google Drive pour partager les fichiers.
• Outlook : limite de 25 Mo pour les pièces jointes. Au-delà, il est recommandé d’utiliser OneDrive.
• Yahoo Mail : limite de 25 Mo par email.
• ProtonMail : limite de 25 Mo.
• Orange : limite de 25 Mo pour les pièces jointes. Les utilisateurs peuvent également utiliser le Cloud d’Orange pour partager des fichiers volumineux.
• Free : limite de 25 Mo pour les pièces jointes. Pour les fichiers plus volumineux, il est conseillé d’utiliser des services de partage externes comme WeTransfer ou Google Drive.
• Cipango.plus : permet d’envoyer des fichiers allant jusqu’à 50 Mo, offrant ainsi une flexibilité accrue pour les devis, propositions et documents complexes.

Ces restrictions incluent souvent les données ajoutées par le système pour le formatage des emails, ce qui signifie que votre fichier joint doit être inférieur à la limite nominale pour être accepté.

Conséquences pour l’envoi de devis ou propositions commerciales

Les devis et propositions détaillées incluent souvent des documents volumineux, comme des PDF contenant des graphiques, des tableaux ou des images haute définition. Lorsque la taille des fichiers dépasse les limites, vos emails peuvent être rejetés, ce qui peut :

1. Retarder les processus de validation chez le client.
2. Donner une impression d’impréparation ou de manque de professionnalisme.
3. Créer des problèmes de communication si le client ne signale pas qu’il n’a pas reçu le document.
4. Rendre difficile l’impression des documents trop lourds, notamment si le destinataire utilise une imprimante aux capacités limitées.

Comment contourner les limitations de taille

Pour éviter ces problèmes, voici plusieurs stratégies efficaces :

Compresser vos fichiers

• Utilisez des outils de compression comme WinRAR ou 7-Zip pour réduire la taille des fichiers.
• Si vous travaillez avec des images, optimisez leur résolution sans compromettre leur qualité.

Utiliser un service de partage de fichiers (pas idéal pour l'envoi de devis et propositions)

• Google Drive : Idéal pour les utilisateurs de Gmail. Partagez un lien vers votre devis au lieu de l’envoyer directement en pièce jointe.
• Dropbox ou WeTransfer : Des solutions simples pour partager des fichiers volumineux avec vos clients.
• OneDrive : Une excellente option pour les utilisateurs d’Outlook.
• Cloud d’Orange : Permet de partager des fichiers lourds directement via un lien sécurisé.

Adopter une solution d'envoi de devis et propositions couplée à la signature électronique

Envisagez d’utiliser une plateforme professionnelle comme Cipango.plus, qui permet de gérer et partager vos devis directement via un lien sécurisé. Avec une capacité allant jusqu’à 50 Mo, cette solution élimine les contraintes de taille des fichiers imposées par les services classiques, mais offre également la possibilité de faire signer électroniquement vos documents et percevoir le paiement des acomptes au moment de la signature. 

A retenir et appliquer

Les limites de taille des pièces jointes ne doivent pas freiner vos interactions commerciales. En utilisant des outils adaptés et des stratégies simples, vous pouvez contourner ces restrictions et garantir une communication fluide avec vos clients. Prenez le temps d’optimiser vos processus d’envoi de devis pour améliorer votre efficacité et renforcer votre image professionnelle.

Pour aller plus loin, Cipango.plus se présente comme une solution idéale pour les TPE, PME et indépendants. En facilitant la gestion des devis, le partage sécurisé de fichiers et la centralisation des interactions clients, Cipango.plus vous aide à gagner en productivité tout en projetant une image moderne et professionnelle. Avec sa capacité à gérer des fichiers jusqu’à 50 Mo, cette plateforme est parfaitement adaptée aux besoins des professionnels exigeants. N’hésitez pas à découvrir tout le potentiel de cette plateforme pour transformer vos processus administratifs.

Prêts à faire passer vos processus au niveau supérieur ? Contactez-nous ou demandez une démonstration pour découvrir comment Cipango.plus peut transformer vos échanges numériques !

{{break-02}}

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

La demande d'acompte à la commande : pratiques, conseils et solutions efficaces

Dans de nombreux secteurs d'activité, la demande d'acompte lors d'une commande est une pratique courante qui vise à sécuriser les relations commerciales. Cependant, bien que cette pratique présente de nombreux avantages, elle soulève aussi des questions et des réticences, tant du côté des vendeurs que des clients. Dans cet article, nous décryptons les enjeux, les croyances associées, et les meilleures pratiques à adopter pour gérer efficacement la demande d'acompte, tout en explorant comment Cipango.plus peut transformer cette étape en un processus fluide et sécurisé.

Pourquoi demander un acompte ?

La demande d'acompte est essentielle dans plusieurs situations :

1. Sécurisation financière : Elle permet au fournisseur de couvrir une partie des coûts initiaux, notamment pour les produits sur-mesure ou les prestations impliquant des investissements préalables.
2. Engagement mutuel : En réclamant un acompte, l'entreprise s'assure de la sérieux de son client et de son engagement dans la commande.
3. Prévention des annulations : Les annulations de commande après engagement sont moins fréquentes lorsque l'acompte a déjà été versé.

Exemples sectoriels :

• Freelance graphiste : Lors de la conception d'une identité visuelle, demander 30 % à la commande permet de réserver du temps pour la création tout en engageant le client.
• Consultant en stratégie : L'acompte permet de pré-financer la phase d'audit ou de collecte de données avant la livraison des recommandations.
• Agence de voyage : L'acompte est souvent nécessaire pour réserver les billets d'avion ou l'hébergement.
• Avocat : Un acompte est fréquemment demandé pour initier une procédure ou réaliser les premières recherches juridiques.
• Loueur de bateaux : La réservation d'un bateau implique souvent un acompte pour garantir la disponibilité et préparer la mise à disposition.
• Coach sportif : Lors de la mise en place d'un programme d'entraînement personnalisé, l'acompte permet de bloquer les plages horaires et de garantir l'engagement du client.
• Construction : Il est crucial pour l'achat de matériaux ou pour réserver les services de sous-traitants.
• Événementiel : Fréquent pour confirmer la réservation de lieux ou de prestataires.

Les croyances et réticences liées à l'acompte

Malgré ses avantages, la demande d'acompte peut susciter des réticences. Voici les principales objections et comment les surmonter :

• Côté client : Certains acheteurs craignent de perdre leur argent en cas de non-livraison ou de retard. Pour y répondre, il est essentiel de mettre en avant des garanties contractuelles et de réassurer avec des outils de suivi transparents.
• Côté fournisseur : Les fournisseurs peuvent hésiter à demander un acompte par peur de paraître trop exigeants. Pourtant, un acompte bien présenté, accompagné d'une justification (coûts initiaux, personnalisation), est généralement bien accepté.

La réglementation autour des acomptes

En France, la demande d'acompte est encadrée par le Code de la consommation et le Code civil :

• Définition : Un acompte engage les deux parties à réaliser la transaction. L'annulation entraîne des conséquences financières.
• Différence entre acompte et arrhes : Les arrhes permettent à une partie de se désengager en perdant ou remboursant un montant forfaitaire, tandis que l'acompte engage juridiquement les deux parties.
• Montant raisonnable : Il n’existe pas de pourcentage légal, mais un acompte de 10 à 30 % est généralement considéré comme équilibré.

Conseils pratiques pour demander un acompte

1. Expliquer la valeur : Justifiez la demande d'acompte en mettant en avant son utilité (exemple : réservation de matériaux spécifiques).
2. Utiliser un contrat clair : Mentionnez explicitement les termes de l'acompte dans le devis ou le contrat.
3. Simplifier le processus de paiement : Proposez des modes de paiement simples et modernes (virement instantané, carte bancaire).

Comment Cipango.plus simplifie la demande d'acompte ?

Avec Cipango.plus, gérer la demande d'acompte devient un jeu d'enfant grâce à des outils innovants et intégrés :

1. Validation et signature électronique des devis : La plateforme permet d'envoyer des devis à vos clients qui peuvent les valider et les signer électroniquement en quelques clics.
2. Enchaînement immédiat vers la demande d'acompte : Une fois le devis signé, Cipango.plus envoie automatiquement une demande de paiement.
   • Paiement via virement instantané ou carte bancaire.
   • Notification en temps réel une fois l'acompte réglé.
3. Suivi transparent : Suivez l'état des paiements en un clin d’œil et envoyez des relances automatisées en cas de retard.

Exemple concret : Un artisan propose un devis pour une cuisine sur-mesure. Une fois le devis validé sur Cipango.plus, le client reçoit une demande de versement de 20 % d'acompte. Le tout est finalisé en moins de 10 minutes, avec une traçabilité parfaite.

Conclusion

Demander un acompte à la commande est une pratique essentielle pour sécuriser vos relations commerciales. En dépassant les croyances limitantes et en adoptant des outils modernes comme Cipango.plus, vous pouvez transformer cette étape parfois perçue comme complexe en une opportunité de renforcement de la confiance et de la productivité. Avec des solutions claires, rapides et intuitives, votre entreprise gagne en sérénité et en professionnalisme.

{{break-02}}

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍