Signez comme vous voulez même en électronique

Le rôle traditionnel du paraphe

✍️ Historiquement, le paraphe (initiales ou petite signature apposées sur chaque page) avait pour objectif de garantir que toutes les pages d’un document avaient bien été lues et approuvées. Cette pratique reste courante pour les documents signés manuscritement.

Avec une signature électronique, est-ce toujours nécessaire ?

Non, dans la majorité des cas. Une signature électronique conforme, comme celle proposée via Cipango.plus, couvre l'intégralité du document, offrant :

• Intégrité : chaque page est sécurisée dans une empreinte numérique.
• Authenticité : la signature relie le signataire au document en son entier et donc toutes les pages.
• Traçabilité : horodatage et suivi complet du processus de signature. 

"le paraphe n'est pas requis dans la très très grande majorité des cas de signature électronique de documents."

Dans la liste des traditions encrées dans les esprits, nous vous recommandons les articles sur la mention du lieu de signature et Lu et Approuvé.

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Cependant, quelques exceptions subsistent

Certains secteurs spécifiques (notariés, juridiques, contrats à très fort enjeu) ou partenaires qui peuvent encore exiger un paraphe par formalité ou tradition (expliquez leur que ç'est maintenant inutile grâce à la signature électronique du document en son entièreté).

Bonnes pratiques

• Clarifiez les attentes éventuelles de vos partenaires concernant le paraphe et sensibilisez les à son inutilité. 
• Validez les exigences légales spécifiques à votre secteur. 
• Adoptez des outils performants comme Cipango.plus pour sécuriser et fluidifier vos processus. 

Avec Cipango.plus, simplifiez et sécurisez vos processus 🚀

Notre solution ne se limite pas à la signature ! Elle vous accompagne pour garantir la conformité de vos documents, tout en éliminant les démarches inutiles comme le paraphe. Vous gagnez du temps tout en renforçant la confiance de vos clients et partenaires aussi bien en B2C qu'en B2B.

Signature scannée vs signature électronique

Ce que vous devez savoir suite à une décision récente de la Cour de cassation

Le 13 mars 2024, la Cour de cassation (civile, Chambre commerciale, 13 mars 2024, 22-16.487, Inédit) a précisé que le procédé consistant à scanner des signatures, s’il est valable, ne peut pas être assimilé à celui utilisé pour la signature électronique.

Pourquoi cette distinction est-elle cruciale ?

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La signature scannée, contrairement à la signature électronique, ne bénéficie pas d’une présomption de fiabilité. Cette décision éclaire les limites de cette pratique courante dans la vie des affaires, notamment lorsqu’il s’agit de prouver l’identité et le consentement des signataires.

Quel est le principe ?

L’article 1367 du Code civil définit la signature comme suit :

« La signature nécessaire à la perfection d’un acte juridique identifie son auteur. Elle manifeste son consentement aux obligations qui découlent de cet acte […]. Lorsqu’elle est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat. »

En d’autres termes, une signature électronique telle que celle proposée par Cipango.plus bénéficie d’une présomption de validité si elle répond à des critères stricts :

• Identification de l’auteur ;
• Lien avec l’acte signé ;
• Intégrité de l’acte garanti.

Conformément au règlement eIDAS, plusieurs niveaux de signature électronique existent (simple, avancé, qualifié), chacun présentant des garanties de sécurité différentes. Le décret n°2017-1416 du 28 septembre 2017 précise notamment que :

« La fiabilité d’un procédé de signature électronique est présumée, jusqu’à preuve du contraire, lorsque ce procédé met en œuvre une signature électronique qualifiée. »

Le contexte de la décision

Dans cette affaire, une promesse unilatérale de cession de parts sociales d’une société était signée avec une signature scannée. Cependant, les auteurs présumés ont contesté leur implication, mettant en avant un manque de preuve quant à leur consentement réel.

Ce que la Cour de cassation a retenu

• Une signature scannée peut être juridiquement valable, mais elle n’est pas assimilée à une signature électronique (article 1367 alinéa 2 du Code civil).
• Dans ce cas précis, la preuve que les signataires avaient personnellement consenti à l’acte n’a pas été rapportée, malgré la présentation de documents comme des copies de pièces d’identité ou d’autres éléments.

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Que faut-il retenir ?

✅ Une signature scannée reste valable, mais elle est répudiable : elle peut être contestée car elle ne garantit ni l’identité du signataire ni l’intégrité de l’acte.

❌ Cette méthode ne constitue pas un dossier de preuve suffisamment solide pour sécuriser des accords.

🔑 Recommandation :
Pour limiter les risques et sécuriser les transactions dans la vie des affaires, il est préférable de recourir à des signatures électroniques avancées ou qualifiées (au sens du règlement eIDAS). Ces procédés offrent des garanties accrues et bénéficient d’une présomption de fiabilité en cas de litige.

#DroitDesAffaires #SignatureÉlectronique #Digitalisation #ConfianceNumérique

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Encaisser avant d’émettre une : une pratique courante et stratégique

Dans le monde des affaires d'aujourd'hui, il est fréquent d'encaisser des paiements avant d'émettre des factures. Cette approche, bien qu'efficace, soulève souvent des questions.

Voici quelques secteurs où cela est non seulement courant, mais aussi essentiel

• E-commerce 🛒 : Dans ce secteur, les clients paient souvent en ligne avant de recevoir leur commande, garantissant ainsi que le vendeur a sécurisé le paiement avant l'expédition.
• Services de réservation 🏨 : Que ce soit pour un hôtel ou un restaurant, le paiement à l'avance permet de réduire les annulations et d'assurer la réservation.
• Prestations de services 📸 : Les photographes, par exemple, demandent souvent un acompte pour sécuriser une séance, émettant la facture après le service rendu.
• Interventions à domicile 🛠 : En plus d'un devis dûment signé, la pratique du pré-paiement est de plus répandue en vue de réserver le créneau d'intervention

Il existe trois délais d'émission de la facture définis par le Code du Commerce 🇫🇷

• Au plus tard le 15 du mois suivant le fait générateur, pour les livraisons de biens exonérées de TVA et les prestations de services pour lesquelles la taxe est due par le client.
• Au plus tard à la fin du mois en cas de facturation périodique pour plusieurs prestations à un même client, lorsque la TVA est exigible au cours d'un même mois civil.
• Dès la livraison du bien ou dès la réalisation de la prestation de services, dans les autres cas.

En résumé

Encaisser avant la facturation est une pratique légale et stratégique qui permet de minimiser les risques d'impayés et d'optimiser sa trésorerie.

La clé est de communiquer clairement les conditions aux clients mais également faciliter les échanges et le paiement via des solutions flexibles comme Cipango.plus